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La Estrategia es “Un Papelito”

La Estrategia es “Un Papelito”

Extinción de dominio; papelito; Delito de lavado de activos; Delito; Delitos; Proceso penal; Procesos disciplinario; Conocimiento; Revelar información; Lista OFAC; la/ft; Antecedentes penales;
JUANITA OSPINA
Gerente de división Compliance y Anticorrupción

“Un papelito” que evidencie ante terceros la ejecución de todos y cada uno de los pasos que debían hacerse, según la normatividad, para diseñar y poner en práctica un sistema de administración de riesgos LA/FT. La evidencia de que se ha realizado todo lo exigido, y como aquel vallenato “un poquito más”; un poquito más te dará la felicidad”.

Como empresa conocer el ordenamiento jurídico es su obligación, aplicarlo es su deber, ahora, aplicarlo con esmero y dedicación, es sólo su decisión.

En un mundo donde la piratería, el fraude, el contrabando, la corrupción y la evasión fiscal, son noticia día a día con mayor frecuencia, lo cual no quiere decir que el tráfico ilegal de armas, drogas, personas y/o órganos, ya no se esté realizando; la Empresa Obligada, quien en más de una oportunidad tendrá clientes asociados a estos delitos, no puede descuidarse, no puede acostumbrase y lo más difícil será reconocer que no puede detectarlos a todos.

Y si, además, es una Empresa que tiene su actividad económica en un país latinoamericano que no escapa de los males de la corrupción, el estancamiento de la economía mundial, los problemas fiscales, y el desempleo; no puede relegarse, no puede dejar de hacer negocios, y una vez más tendrá que aceptar que no puede detectar todas las operaciones, actividades o situaciones sospechosas.

Entonces, será útil cada “papelito” que genere en su Organización en el desarrollo de los distintos procesos del negocio, para evidenciar su debida actuación ante terceros: auditores, regulador, ente de control, UIAF, revisor fiscal o la procuraduría.

Recordemos el fin último de una Empresa Obligada en esta materia: efectuar un Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) de manera oportuna, esto es antes que el caso sea detectado por las autoridades o reseñado en los medios de comunicación.

Y ese ROS debe llevar adjunto toda la documentación del cliente y las operaciones que realizó, una vez más “un papelito”, aquel que surge cuando cada trabajador de la Empresa Obligada cumple con los procesos aprobados por la Organización.

Quizás se esté preguntando, si remito un ROS y luego ese cliente resulta involucrado en actividades ilícitas, ¿estoy bien librado?, ¿no tendré responsabilidad? Y si no he hecho el ROS y resulta que mi cliente está relacionado con actividades ilícitas, ¿estoy mal librado?, ¿seré sancionado?

Cualquier experto en la materia, le responderá: Todo Depende, depende de, sí aplicó las normas: elaborando un Manual, haciendo que los empleados lo conozcan y cumplan, utilizando software para consultar listas restrictivas, adoptando metodologías de riesgos, herramientas tecnológicas para monitorear operaciones de clientes,  designando un Oficial de Cumplimiento y demás personal calificado para el desarrollo del Sistema y dictando capacitación a todo el personal, por mencionar los deberes principales. Todo depende, sí hizo lo que debía “y un poquito más”.

Así que sí hizo todo lo que debía y Reportó al cliente oportunamente, tendrá “los papelitos” que evidencian ante terceros el cumplimiento de las obligaciones. Y sí hizo todo lo que debía y no Reportó al cliente, porque haciendo su mayor y mejor esfuerzo en la aplicación de la normatividad, no se revelaron señales de alerta, o elementos de riesgo en materia de lavado o blanqueo y/o financiación al terrorismo, también seguramente contará con todos los “papelitos” que le permitan evidenciar la observancia de sus obligaciones.

En ambos casos, debe contar con la evidencia de lo que ha realizado, “un papelito” o, mejor dicho, varios de estos, que conformarán la documentación que le permitirá demostrar ante el regulador, auditor y si es el caso ante un fiscal en el tribunal, que hizo todo lo que debía y podía hacer, para que su Organización no fuera un medio lavar activos, lavar dinero, blanquear capitales, legitimar capitales y/o financiar al terrorismo.

Y que, si “lavaron la plata”, fue porque el lavador no reveló indicios, señales de alerta, ni mucho menos sospechas, ante sus “ojos” o lo que es lo mismo por medio de sus controles. Y no fue que “lavaron la plata” porque los empleados o directores omitieron o no observaron las normas jurídicas, es decir, no hicieron lo que debían hacer.

Concentrémonos en la parte de “aplicar con esmero las normas, es sólo su decisión”. ¿Decisión de quién? Evidentemente del director o trabajador de la Empresa Obligada que le corresponde, revisar y aprobar políticas y controles internos, así como, vincular clientes, generar negocios con un tercero o, registrar operaciones de clientes.

En la realización de cada una de estas actividades, el empleado debe seguir las políticas y procedimientos establecidos por escrito y aprobados por las instancias que correspondan; por ello debe deben estar claramente determinadas las tareas y responsabilidades que cada uno debe seguir, lo cuál dependerá única y exclusivamente de la persona que ejecuta la tarea, quien tiene la responsabilidad de decidir sí las cumple o no: consultar la persona en listas restrictivas, sacar la copia de la identidad, ser diligente en revisar que todos los formatos de la operación o, la vinculación, estén bien diligenciados, constituir el expediente de cliente respectivo, será su decisión. Y será su decisión hacerlo con esmero o no.

Entonces, si no existe “el papelito” que evidencie el cumplimiento del ordenamiento jurídico vigente, es porque “Alguien” no fue diligente, no se esmeró, no cumplió con su deber de consignar la documentación, solicitar la documentación o, procesar la operación con los debidos recaudos y/o requisitos.

La recomendación para el Oficial o Responsable de Cumplimiento y el personal de esta área es que hagan de la capacitación y la difusión de información, su principal carta de presentación, para sensibilizar a empleados y directores sobre la importancia de conocer el ordenamiento jurídico, aplicarlo y aplicarlo con esmero y dedicación, siempre recordando que un poquito más te dará la felicidad.

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